Новая офисная реальность: опыт GEFCO в России
15 мая 2022
Проект офиса GEFCO принял участие в конкурсе лучших бизнес-интерьеров Best Office Awards 2022 в номинации «Цена и качество», включающей проекты стоимостью не более 40 000 руб/кв.м за полный цикл работ по архитектурному и инженерному проектированию, строительству и отделке офиса под ключ. Проект также был представлен в рамках крупнейшего в России форума-выставки по дизайну, технологиям и менеджменту офисных пространств Business & Design Dialogue.
Сегодняшний формат офиса GEFCO в России — это синергия функциональности, удобства и комфорта на 835 квадратных метрах.
Новый офис открыл свои двери для сотрудников в сентябре 2021 года, когда архитектурное бюро «ПЛЮС АРХИТЕКТС» завершило проект по оформлению российской штаб-квартиры международного логистического оператора, компании GEFCO. Группа GEFCO — эксперт мирового класса в организации мультимодальных цепей поставок и один из европейских лидеров в автомобильной логистике — работает на российском рынке с 2003 года. По результатам опроса сотрудников и анализа эффективности бизнес-процессов и формата работы в рамках дистанционного режима руководство приняло решение о поиске нового офисного пространства, отвечающего изменившимся потребностям бизнеса.
Основная задача, которая была поставлена архитекторам — создать пространство для новой концепции в организации работы компании — «гибридного» офиса. Гибридный формат работы и гибридный офис — актуальное направление в организации рабочих процессов в современных условиях: комбинация работы на открытом общем пространстве и возможности дистанционной занятости. Фактически это «офис по требованию», где каждый из сотрудников следует наиболее эффективной модели организации собственного рабочего процесса — удалённо или в офисе. Гибридный формат — это непростая организация рабочей недели, которая меняет культуру компании, вовлечённость сотрудников, операционный подход к работе и предполагает совершенно иную практику использования офисных помещений. Созданию данного типа офиса предшествовал качественный аудит не только офисного пространства, но и всей организационной структуры и рабочих процессов.
Было важно продемонстрировать в интерьере такие ключевые приоритеты компании, как оперативный и адаптивный подход к потребностям клиентов и вклад компании в развитие человеческих ресурсов. При этом следовало создать оптимальные условия для гибридной модели работы сотрудников, которая соединила в себе строгую организованность и коммуникационное поле офисной работы с гибкостью работы удалённо вне зависимости от времени, места и пространства.
Возможности проектирования были несколько ограничены наличием необходимого для пожарной безопасности коридора, разделяющего офис на две неравные части. Но архитекторы нашли решение. Они создали здесь зону для приватного общения, расположив «телефонные будки» на одного человека — одиночные переговорные для организации видеозвонков или участия в видеоконференциях. В пространстве офиса гармонично соединились традиционная кабинетная планировка и открытые рабочие пространства.
На всех этапах работ по проектированию и строительству архитекторы стремились к созданию высокофункционального, наполненного светом пространства, комфортного для сотрудников и учитывающего ключевые приоритеты компании GEFCO. По мнению архитекторов, как раз невысокий бюджет проекта помог найти и реализовать приёмы с непривычным применением цвета. Вместо традиционных при отделке потолков для офисных помещений оттенков графитового цвета был использован насыщенный синий с яркими жёлтыми деталями. Практически контрастное сочетание было реализовано настолько удачно, что стало визитной карточкой проекта.
В день открытия для всех сотрудников провели небольшую ознакомительную экскурсию по новому офисному пространству, с презентацией всех параметров и достоинств, открывающих новые возможности и правила «жизни» для сотрудников. При первых визитах офис впечатлил команду продуманными деталями и мелочами, а именно эти небольшие нюансы создают комфорт и атмосферу. Иной подход в организации офисного пространства, по-новому организованная система рабочих мест, удобная и уютная лаунж-зона — можно и встречу провести, и кофе выпить, и поработать в комфортной обстановке. В зоне открытого рабочего пространства применяется так называемая система свободной рассадки: сотрудник, выходящий по своему расписанию в офис, занимает доступное рабочее место. При этом никакой нехватки помещений, перенаселённости и недовольства друг другом. Календарь бронирования рабочих мест находится во всеобщем доступе и помогает сотрудникам подстроиться под свободные локации и временные интервалы.
Важный нюанс — подобный подход требует высокого уровня самоорганизации в командах и среди сотрудников, но и приносит очевидные плюсы: экономия арендных площадей и офисных ресурсов, мобильность работы в периоды кризисных ситуаций в силу социальных или экономических причин, безопасность офиса, больше возможностей для организации работы разного типа.
Реализованная архитектурная концепция в полной мере удовлетворила потребности и заявленные изначально задачи со стороны GEFCO. Компания смогла оценить и другие преимущества, ставшие следствием смены офисной модели:
- простой и яркий дизайн с большим количеством «воздуха» и интересными точечными акцентами: цвет или декоративные элементы в соответствии с корпоративными требованиями и политикой бренда; в пространстве ничего лишнего — в результате атмосфера на рабочем пространстве позитивная и вдохновляющая;
- красивый и удобный офис повысил привлекательность GEFCO как работодателя, поднял статус компании в целом в глазах сотрудников; возможность трудиться дистанционно и при этом иметь приятный современный офис — одно из ключевых преимуществ;
- сплочённая атмосфера в коллективе; используя свободную рассадку, сотрудники часто сидят каждый раз с новым коллегой, сотрудники из разных функциональных подразделений более тесно знакомятся, чаще общаются, что положительно сказывается на эффективности работы: иногда в процессе обсуждения задачи с человеком из другого подразделения рождается нестандартное решение;
- политика «чистых» столов и минимализм — сотрудники не размещают на столах личные вещи (в офисе есть индивидуальные шкафчики для хранения).
События последних лет привели к поистине революционным сдвигам в применении и развитии дистанционного труда в России, к серьёзному скачку во внедрении информационных и технологических изменений в бизнес-процессы: широкополосный доступ в интернет, рост скоростей передачи данных, развитие систем мобильных устройств и облачных технологий. Компания GEFCO применила новый подход к работе, обеспечила сотрудникам нормативную, технологическую, коммуникационную и организационную базу для гибкого планирования посещения офиса с сохранением и даже повышением эффективности бизнес-процессов. Это не осталось незамеченным для сотрудников компании, которые высоко оценили новое рабочее пространство.
